A análise de contas condominiais tem duas frentes que não se confundem. A primeira é de lastro: cada despesa lançada tem documento que a comprove e corresponde ao objeto do condomínio. A segunda é de rateio: o valor total foi distribuído entre as unidades conforme o critério da convenção.
As duas produzem achados de naturezas diferentes. Despesa sem lastro é problema de gestão; rateio incorreto é cobrança indevida de uma unidade específica, ainda que a despesa seja legítima. O laudo apresenta as duas frentes separadamente.
Como o cálculo é feito
Leitura da convenção
Critério de rateio previsto, fração ideal de cada unidade, despesas ordinárias e extraordinárias, fundo de reserva.
Montagem da conta corrente do período
Todas as receitas e despesas em ordem cronológica, com lançamento individual e documento de suporte.
Conciliação bancária
Confronto entre o declarado nas prestações de contas e a movimentação efetiva das contas do condomínio.
Teste de comprovação documental
Verificação de documento para cada despesa, com isolamento das que não têm lastro.
Verificação do rateio
Recálculo da distribuição conforme a fração de cada unidade e o critério da convenção, com o confronto do cobrado.
Análise de despesas extraordinárias
Verificação de aprovação em assembleia e de correta classificação entre ordinária e extraordinária.
Onde este cálculo costuma errar
São os pontos que mais geram impugnação — e os que conferimos primeiro quando a planilha vem pronta da parte contrária.
Rateio conferido apenas pelo total
O total pode estar correto e a distribuição errada. A conferência precisa ser por unidade, contra a fração da convenção.
Despesa extraordinária tratada como ordinária
A classificação tem consequência sobre quem suporta o custo em imóveis locados. É achado frequente e relevante.
Movimentação bancária não conciliada
Prestação de contas que não fecha com o extrato é a divergência mais objetiva e a mais difícil de justificar.
Fundo de reserva não segregado
Recursos do fundo utilizados para despesa corrente, sem previsão ou aprovação, é achado que exige verificação específica.
Documentos que sustentam o trabalho
- Convenção do condomínio e regimento interno
- Prestações de contas de todos os períodos analisados
- Extratos bancários completos de todas as contas do condomínio
- Notas fiscais e comprovantes de cada despesa
- Atas de assembleia, com as aprovações de orçamento e de despesas extraordinárias
- Demonstrativos de rateio e boletos emitidos às unidades
A falta de qualquer um deles não impede o trabalho: fica registrada no laudo, com a indicação do que foi usado em substituição e do que, por consequência, não pode ser afirmado.
O que você recebe
- Conta corrente do período — receitas e despesas em ordem, com documento de suporte
- Conciliação bancária — declarado contra extratado, com divergências quantificadas
- Quadro de despesas sem lastro — isoladas, com o valor total
- Recálculo do rateio — por unidade, conforme a fração da convenção, com a diferença
Perguntas frequentes
O rateio pode estar errado mesmo com o total correto?+
Pode, e é achado frequente. Um erro na fração aplicada a uma unidade não altera o total arrecadado — apenas transfere custo de uma unidade para outra. Por isso a conferência é por unidade, e não pelo total.
Qual a relevância da classificação entre ordinária e extraordinária?+
Em unidades locadas, a classificação define quem suporta o custo. Despesa extraordinária cobrada do locatário como ordinária é cobrança indevida, e a verificação é objetiva contra a natureza do gasto e a convenção.
Despesa sem nota fiscal invalida a prestação de contas?+
Não automaticamente, mas fica registrada em quadro próprio como não comprovada, com o valor isolado. Essa delimitação — o que tem lastro e o que não tem — costuma ser o resultado mais útil do trabalho.