O CPC exige que as contas sejam prestadas em forma mercantil, especificadas as receitas e as despesas com os respectivos documentos. Na prática, é o oposto do que costuma ser juntado: um resumo por categoria, sem cronologia e sem lastro, que impede a conferência e por isso raramente é aceito.
O trabalho técnico consiste em transformar o material disponível — extratos, notas, recibos, contratos — em uma conta corrente entre as partes, com saldo apurado a cada período e cada lançamento apontando para o documento que o comprova. O que não tem lastro não desaparece: fica registrado como não comprovado, que é informação processualmente relevante.
Como o cálculo é feito
Delimitação do período e do objeto
O que exatamente deve ser prestado, por quem e em que intervalo. Administração de bens, mandato, condomínio e gestão de recursos de terceiros têm objetos distintos.
Montagem da conta corrente
Todas as entradas e saídas em ordem cronológica, em lançamento individual, com data, valor, natureza e documento de suporte.
Conciliação com os extratos
Confrontamos o que foi declarado contra a movimentação bancária efetiva do período. Divergências entre o declarado e o extratado são isoladas e quantificadas.
Teste de comprovação documental
Cada saída precisa de documento. Despesas sem comprovante, com comprovante ilegível ou em nome de terceiro sem justificativa, são separadas em quadro próprio.
Verificação de despesa alheia ao objeto
Gastos pessoais lançados como administração, pagamentos a partes relacionadas sem contrapartida e despesas fora do escopo são identificados individualmente.
Apuração do saldo
Saldo por período e saldo final, com atualização de cada parcela desde a data em que a diferença se constituiu, e não do total ao fim.
Onde este cálculo costuma errar
São os pontos que mais geram impugnação — e os que conferimos primeiro quando a planilha vem pronta da parte contrária.
Contas apresentadas por resumo de categoria
Sem cronologia e sem lançamento individual, não há conferência possível — e a prestação tende a ser rejeitada por vício de forma, antes mesmo do mérito.
Saldo apurado só ao final
Contas de longo período exigem saldo intermediário. O saldo único no fim impede identificar quando a diferença surgiu e subtrai correção.
Despesa sem lastro tratada como comprovada
Lançamento sem documento precisa constar como não comprovado. Apresentá-lo como regular compromete a credibilidade do conjunto.
Movimentação bancária não conciliada
Contas que não fecham com o extrato do período são a divergência mais simples de demonstrar e a mais difícil de justificar.
Documentos que sustentam o trabalho
- Extratos bancários completos de todo o período, de todas as contas envolvidas
- Notas fiscais, recibos e comprovantes de cada despesa
- Contratos de administração, mandato ou convenção que definam o objeto e a remuneração
- Prestações de contas anteriores e comunicações entre as partes
- Documentos de receita: contratos de locação, boletos, comprovantes de recebimento
A falta de qualquer um deles não impede o trabalho: fica registrada no laudo, com a indicação do que foi usado em substituição e do que, por consequência, não pode ser afirmado.
O que você recebe
- Conta corrente em forma mercantil — lançamento a lançamento, em ordem cronológica
- Quadro de itens não comprovados — o que falta lastro, separado do que está regular
- Conciliação bancária do período — declarado contra extratado, com divergências quantificadas
- Saldo apurado e atualizado — por período e ao final, com o critério de correção declarado
Perguntas frequentes
O que é prestar contas em forma mercantil?+
É apresentar receitas e despesas de forma especificada e cronológica, cada lançamento com o documento que o comprova, permitindo apurar o saldo em qualquer ponto do período. É o oposto do resumo por categoria, que não permite conferência.
E quando falta parte dos documentos?+
O lançamento entra como não comprovado, em quadro próprio, com o valor isolado. Essa separação costuma ser o resultado mais útil do trabalho, porque delimita com precisão o que está em disputa.
Serve para condomínio, inventário e administração de bens?+
Sim. A metodologia é a mesma; muda o objeto e a documentação de suporte. Em condomínio, entram convenção, atas e rateio; em inventário, o acervo e os frutos do período.